Succesvol ERP software implementeren doe je zo

ERP software is niet enkel software. Een ERP pakket is de ruggengraat van het bedrijf en moet naast een efficiënte werking van het bedrijf de juiste data verzamelen om gefundeerde beslissingen te kunnen nemen. Na een succesvolle implementatie is bovenstaande inderdaad het resultaat.

Alvorens we over een succesvolle ERP implementatie kunnen spreken moet je een aantal hindernissen nemen. Het implementeren van een ERP systeem brengt ook meteen een verandering binnen de organisatie teweeg en verandering op zich is reeds een uitdaging.

Daarenboven is de implementatie van ERP software niet goedkoop. Het is zeker de investering waard omwille van de verhoging van efficiëntie en mogelijkheid om gefundeerde beslissingen te nemen maar om dat te bereiken is een professionele, wel doordachte implementatie belangrijk. Vanuit de praktijk geven we alvast volgende tips mee:

1. Weet waarom u een ERP systeem wenst te implementeren

Wanneer er op de waarom vraag geen antwoord kan geformuleerd worden betekent dit dat er geen noodzaak is voor extra software. Sterker nog, we weten in dat geval niet welk probleem we eigenlijk aan het oplossen zijn. We zouden zelfs kunnen stellen dat we dan een probleem creëeren.

2. Onderschat het effect tijdens de implementatie fase niet

Het implementeren van ERP software brengt verandering binnen de organisatie met zich mee. Vertrouwde processen zien er opeens anders uit. Wat ik vroeger zo deed moet nu anders. Verandering van werkwijze en processen vraagt veel van uw medewerkers. Betrek ze tijdig in het proces en voorzie voldoende tijd zodat ze aan de nieuwe situatie kunnen wennen.

3. Uitzondering mag niet de regel worden

Zorg ervoor dat u weet hoe de standaardprocessen lopen en probeer deze te automatiseren. Vaak wordt er veel te veel tijd, energie en geld geïnvesteerd in de uitzonderingen, die minder dan 30 % van alle acties uitmaken en bijgevolg minder belangrijk zijn. Probeer maatwerk zoveel als mogelijk te vermijden. Tips om maatwerk te vermijden kan u hier terugvinden. 

4. Scope

Alvorens een ERP implementatie te starten dient er een grondige analyse te gebeuren waarbij alles in vraag gesteld moet worden. Daarnaast is het belangrijk om doelstellingen te definiëren en een duidelijke scope en budget af te bakenen.

Na de start van de implementatie kan er gerust een wensenlijst worden bijgehouden maar wanneer wensen niet binnen de scope van fase 1 passen dienen deze in een apart traject / fase te worden uitgevoerd.

5. Ownership

Zorg ervoor dat u de key-users voldoende betrekt in het nemen van beslissingen. Zij zijn het die er in de toekomst dag dagelijks mee zullen moeten werken en weten normaal het best waar de huidige software / werkwijze niet voldoet. Het is belangrijk om voldoende draagvlak te creëren voor de verandering die ERP met zich meebrengt. Wanneer de medewerkers het project niet steunen is de kans op een succesvolle implementatie meteen een stuk minder.

6. Dialoog

Zorg ervoor dat naast de key-users ook de end-users voldoende geïnformeerd worden over de voortgang van de ERP implementatie. Benoem de problemen maar ook de reeds uitgewerkte oplossingen en voorzie de mogelijkheid voor iedereen om zijn of haar ideeën te delen.

7. ERP implementatie is geen IT project

We kunnen niet genoeg benadrukken dat "de business" vele malen belangrijker is dan de IT afdeling tijdens een ERP implementatie. Een ERP pakket helpt de business, zorg er dus voor dat alle processen / wijzigingen door de mensen die dagdagelijks met de business bezig zijn gevalideerd worden.

8. Keuze van implementatie partner

Is er een klik tussen u en uw implementatiepartner? Dit is belangrijk gezien u een samenwerking voor de komende jaren aangaat. Belangrijk is dat uw ERP implementatie partner de tijd neemt om te begrijpen wat u wenst te bereiken en kan aantonen dat hij dat wel duidelijk begrepen heeft alvorens de implementatie start.

9. Testen en Trainen

Zorg ervoor dat alle procedures veelvuldig getest werden alvorens het nieuwe systeem in gebruik te nemen. Daarnaast is het ook belangrijk dat uw medewerkers weten wat ze waarom doen. Voorzie training in hun werkschema om dit mogelijk te maken.

10. Interne projectmanager

Zorg voor een interne projectmanager die in het volledige traject betrokken is. Deze persoon dient niet alle details te kennen maar wel het overzicht te bewaren zodat problemen tijdig gedetecteerd kunnen worden. Een interne projectmanager kan ook een externe consultant zijn.

11. Ongoing process

Besef dat uw noden in de toekomst zullen veranderen en dit mogelijk een uitbreiding / aanpassing van de huidige processen vereist. Efficiëntie primeert en dit kan van tijd tot tijd een aanpassing vragen. Wanneer u een antwoord kan formuleren op de waarom vraag is dat geen probleem.

Op zoek naar een klantgerichte ERP oplossing?